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      作為長期服務于湖北地區的武漢專業活動策劃團隊，我們的團隊總結，當你開始策劃時，要對活動全面規劃。并在一張類似后文所示的表格里列出你的要求。它能幫助你初步確定活動的流程，基本上清楚哪些內容需要包括在內。你可以把這個表格送到你考慮選用的各個地點，看看這些地點能否滿足你的全部需要。                
      想象一下活動的整個過程，以便確定對時間和空間方面的要求(包括預留出活動初期的布置時間和活動結束時的拆卸時間)。了解一下需要哪些物品，并開始準備成本表。成本表要做到具體明確。如果你需要天花板有6米高才放得下視聽設備和舞臺布景材料，你就應該在表格里清楚地注明。你還必須安排提前布置和排練的空間。如果你需要將會議廳提前預訂24個小時，以便你所設置的布景能保留到活動開始的那天，那你也要把這些要求清楚地寫在表格里。如果你需要為演員準備一個化妝間，為員工準備辦公室或為準備或擺放陳列品安排一個區域，那么一定要將你的一切需要告知場地管理部門。合同簽訂后，減少多余安排的空間比千方百計解決空間不足的問題要容易得多。
      為了做到預算精確，你應該查看你的活動的所有方面，盡可能地把所有的成本都計算在內。在這個過程中，你會發現有很多事項都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據變化增減相關項目。隨時清楚支出情況很重要，這樣你就能夠及時進行調整。